Facturen op de
automaat.

Waar we tegenaan liepen.

Klanten met hosting en onderhoud betalen ons per maand. Ons boekhoudprogramma maakte die facturen al automatisch aan, op de 25e van elke maand, en de incasso liep vanzelf. Op papier was het dus al geregeld.

Maar de mail die de klant kreeg, was een standaardmail van het boekhoudprogramma. Een bedrag, een factuurnummer, een PDF. Klanten zagen wat ze betaalden, maar niet wat erachter zat. Dat we die maand de updates hadden gedaan. Dat er elke dag een back-up was gemaakt. Dat we hadden gecontroleerd of hun site goed bereikbaar was.

Dat werk gebeurt grotendeels op de achtergrond. Als alles goed gaat, merk je er niets van. Dat is precies de bedoeling, maar het maakt het ook onzichtbaar. En een factuur voor iets wat je niet ziet, voelt al snel als een kostenpost waar je niets voor terugkrijgt.

We hadden het kunnen oplossen door elke maand handmatig een rapport te maken en dat met de factuur mee te sturen. Voor een paar klanten kan dat. Voor tientallen klanten kost het je elke maand een avond, en de kans dat je er een vergeet of een verkeerd rapport bij de verkeerde factuur stopt, is reëel.

Wat we wilden.

Voordat ik iets bouwde, heb ik opgeschreven wat het moest doen. Dat is bij elke automatisering de belangrijkste stap. Bij ons kwam het neer op vier eisen:

1. Eén mail per klant per maand. Niet een factuur en een los rapport in twee mails, maar alles bij elkaar.
2. Persoonlijk en in onze eigen stijl. Geen kale systeemmail, maar een mail die eruitziet alsof hij van ons komt.
3. Volledig automatisch. Ik wil er zelf niets voor hoeven doen.
4. Een melding als iets misgaat. Liever dat ik hoor dat een mail niet verstuurd is, dan dat een klant een fout krijgt.

Dat laatste punt was voor mij het belangrijkste. Een automatisering die stil misgaat, is erger dan geen automatisering.

Wat de klant krijgt.

Het rapport is bewust kort en in gewone taal. Geen technische lijsten met versienummers, maar een overzicht dat je in een minuut leest:

Het werkt ook voor klanten die via een partner bij ons hosting hebben. Die voeg ik op dezelfde manier toe in het dashboard. Meer over wat er in hosting en onderhoud zit, lees je op hosting en in de blog over managed hosting.

Wat als er iets misgaat?

Dit is het deel waar ik de meeste tijd in heb gestoken. Een automatisering die tien keer goed gaat en de elfde keer een factuur naar de verkeerde klant stuurt, kost je meer dan hij oplevert.

Daarom zit er op meerdere plekken een controle in. Ontbreekt een factuur? Kan het rapport niet worden opgehaald? Kon een mail niet worden verzonden? Dan gaat die ene mail niet automatisch de deur uit, en zie ik in het dashboard wat er aan de hand is. Ik kan het dan oplossen en de mail alsnog versturen. De rest van de klanten krijgt gewoon zijn mail.

Dat principe raad ik iedereen aan die iets automatiseert: bouw de controle er vanaf het begin in. Bedenk bij elke stap wat er mis kan gaan en wat er dan moet gebeuren. Liever een melding bij jezelf dan een fout bij de klant.

Wat het ons oplevert.

Voor ons: geen avond meer facturen nalopen en mails schrijven. Ik hoef op de 25e niets te doen, behalve kijken of er een melding is. Meestal is die er niet.

Voor klanten: een factuur met uitleg. Ze zien elke maand wat ze voor hun geld krijgen. Dat geeft rust aan beide kanten. En omdat het systeem eerst controleert, gaat er niets de deur uit dat niet klopt.

Er zit ook een minder zichtbaar voordeel aan. Omdat het systeem elke maand elke site controleert, zien wij ook direct als er bij een klant iets achterloopt. Het rapport is dus niet alleen voor de klant, het is ook een maandelijkse check voor ons.

Een koppeling of een eigen systeem?

Niet elk bedrijf heeft een eigen dashboard nodig. Vaak is een slimme koppeling tussen programma’s die je al gebruikt genoeg. Denk aan een webshop die bestellingen zelf doorzet naar je boekhouding, of een formulier op je site dat vanzelf een offerte klaarzet. Hoe zo’n koppeling werkt, lees je in de blog over je webshop koppelen aan je boekhouding.

Een eigen systeem loont als je veel klanten hebt, als je meerdere programma’s samen wilt laten werken of als je iets wilt wat standaardprogramma’s niet kunnen. Bij ons was dat het combineren van facturen en websiterapporten in één persoonlijke mail.

Een enkele koppeling begint bij ons rond de € 1.000. Meerdere systemen koppelen kost meer. Je krijgt altijd vooraf een vaste prijs. De koppelingen draaien op onze servers en we houden ze in de gaten. Meer lees je op automation.

Fouten die we vaak zien.

1. Automatiseren zonder controle. Als niemand merkt dat iets misgaat, gaat het weken mis.
2. Alles in één keer willen. Begin met één taak en bouw daarop verder.
3. Werkende onderdelen vervangen. Loopt je incasso al goed? Laat het dan zo. Automatiseer het stuk dat nu handwerk is.
4. Een rommelig proces automatiseren. Een proces dat met de hand al onduidelijk is, wordt automatisch alleen maar sneller onduidelijk. Maak het eerst simpel.
5. De klant vergeten. Automatisering gaat niet alleen over tijd besparen. Het kan ook je klantcontact beter maken, zoals bij ons het rapport bij de factuur.